Die Situation

Auf dem Markt der Automobilzulieferer wird mit harten Bandagen gekämpft. Die Hersteller fordern von ihren Lieferanten zunehmend Just-in-Time-Lieferung, um teure Lagerhaltung und damit totes Kapital auf ein Minimum zu reduzieren. Das fordert hohe Flexibilität vom Zulieferer und der gesamten Wertschöpfungskette: In welcher Zeit kann ich die geforderte Menge liefern, wie ist der Status aktueller Bestellungen, und unter welchen Umständen kann ich die Produktion kurz- oder langfristig erhöhen? Um diese Fragen zu beantworten und richtige Entscheidungen zu treffen, brauchen Zulieferer jederzeit die richtigen Informationen. Diese teilweise überlebenswichtigen Einblicke in alle Geschäftsprozesse schaffen nur Business-Intelligence-Lösungen mit den passenden Datenzugriffsmöglichkeiten.

Das Unternehmen

Spicer Gelenkwellenbau GmbH und Co. KG produziert Gelenkwellen für die Maschinen- und Automobilindustrie und hat trotz einer vergleichsweise übersichtlichen Produktpalette mit komplexen Produktions- und Lieferbedingungen zu kämpfen. Komplex deshalb, weil Spicer-Kunden oft ein bestimmtes Kontingent an Gelenkwellen bestellen, aber den genauen Zeitpunkt für die Teillieferungen kurzfristig bestimmen, just in time eben. Umso wichtiger ist es für Spicer, jederzeit über den aktuellen Stand der Produktion, sowie die Produktionsauslastung Bescheid zu wissen. Denn wer flexibel sein will, braucht ein Maximum an Transparenz im Unternehmen. Vor allem dann, wenn man kurzfristig Entscheidungen treffen muss.

Die Zielsetzung

Um seine Kunden stets zur rechten Zeit beliefern zu können und Produktionsengpässe rechtzeitig zu erkennen, hat sich Spicer für die Business-Intelligence-Suite WebFOCUS von Information Builders entschieden. Bereits 1990 fiel der Startschuss für die Zusammenarbeit zwischen Information Builders und Spicer mit der Einführung von FOCUS. Die Anforderungen an die Datenzugriffsmöglichkeiten und Datenaufbereitung waren schon damals hoch: Neben Informationen über Auftragslage und Auftragsabwicklung muss das Management von Spicer stets die Auslastung der Ressourcen überblicken. Außerdem galt es, Daten aus Finanzbuchhaltung, Lagerabrechnung, Einkauf, Produktverwaltung und der Produktionsplanung ebenso zu berücksichtigen. „Wir hatten schon damals das Ziel vor Augen, alle beteiligten Personen schnell mit den für sie relevanten Informationen zu versorgen – ohne die zeitraubende Auswertung von vielen Einzeldaten“, erklärt Hermann Wolf, bei Spicer zuständig für technische und kaufmännische IT-Systeme.

Die Lösung

Nachdem die Entscheidung für FOCUS gefallen war, wurde auf dieser Basis das Data Warehouse MADAB (Management Datenbank) aufgebaut – die Grundlage für das Berichtswesen. Die Daten aus Produktionsplanung, Finanzbuchhaltung, Einkauf und Bestandsführung werden per Extract, Transform und Load (ETL) in das Data Warehouse geladen. Der Datenzugriff klappt nur mit einer großen Auswahl an Schnittstellen, da die erforderlichen Daten bei Spicer in unterschiedlichen Datenbanken liegen. Diese Aufgabe erledigt die Integrationssoftware iWay: Mit 280 Adaptern für unterschiedliche Datenquellen greift iWay als Teil von WebFOCUS auf alle Daten zu, egal wo und in welchem Format sie abgelegt sind.

Mitte der 90er Jahre wurde die bisher bei Spicer auf Terminalbasis laufende Lösung FOCUS durch die Client/Server-Lösung FOCUS Six ersetzt. Mittlerweile war auch die Kostenstellenrechnung ins MADAB integriert und als Selbstbedienungsanwendung für Controlling- und Kostenstellenverantwortliche verfügbar.

Aus Gründen der Wartungsfreundlichkeit, der Performancesteigerung und aus Kostengründen beschloss Spicer 1998, auf die webbasierte Lösung WebFOCUS von Information Builders umzusteigen. Die Vorteile lagen klar auf der Hand: Keine Installation auf den Clients, und die Reports können auch von außerhalb, beispielsweise vom Außendienst, gepflegt und abgerufen werden. Der WebFOCUS ReportCaster liefert automatische Benachrichtigungen im Fehlerfall oder in regelmäßigen Zeitintervallen.

WINSTON überwacht automatisch alle Prozesse
Basierend auf WebFOCUS entwickelte Spicer ein System zur automatischen Prozessüberwachung. Dabei ließen sich die Entwickler literarisch beflügeln: Sie nannten es WINSTON. In Anlehnung an George Orwells Roman „1984“, in dem der Regierungsangestellte Winston Smith ständiger Bewachung ausgesetzt ist. Aber bei Spicer überwacht das System keine Mitarbeiter, sondern Produktionsprozesse, abteilungsübergreifende Abläufe und operative Systeme. Damit können die Mitarbeiter bei Spicer Fehler erkennen, bevor sie sich auf die laufende Produktion auswirken.

WINSTON analysiert über WebFOCUS ständig alle relevanten Daten und verschickt automatisch Reports via E-Mail, SMS und FTP. Das System gibt Alarm in kritischen Situationen und informiert die Mitarbeiter durch permanente Statusanalysen. Eine manuelle Überprüfung ist nicht mehr nötig. Das erleichtert Spicer die Überwachung der Produktionsprozesse. Besonders wichtig ist für Spicer die automatisierte Überwachung der Prozesse bei Verträgen über Just-in-Time-Lieferung. Lieferausfälle und -verzögerungen kosten den Kunden bares Geld und Spicer im Extremfall den Kunden. Deshalb wird jeder Teile-Abruf des Lieferanten über Electronic Data Interchange (EDI) durch WINSTON überwacht. Kommt eine Anforderung bei Spicer nicht innerhalb einer Stunde an oder hakt die Weiterverarbeitung für mehr als 30 Minuten, schlägt WINSTON sofort Alarm. Die Mitarbeiter wissen Bescheid und können sofort entsprechend gegensteuern.

Unbegrenzt skalierbar
Auch bei der grafischen Aufbereitung der Reports steht Flexibilität an erster Stelle. „Bei uns haben Anwender unterschiedliche Anforderungen an die Reports und WebFOCUS liefert jedem das gewünschte Format“, erläutert Wolf. Beispiele wären einfache Tabellen, Verteilungsgrafiken, Excel, PDF, dreidimensionale Ansichten, Schnitte zur Analyse einzelner Dimensionen, OLAP-Analysen (Online Analytical Processing) und vieles mehr.

Jeder Mitarbeiter hat andere Anforderungen an Format, Inhalt und Zeitpunkt der Reports. Das unterstützt WebFOCUS durch Selbstbedienungs-Funktionen, mit denen sich die Reports an persönliche Anforderungen anpassen lassen. Unbegrenzt skalierbar ist WebFOCUS bezogen auf die User und Reporttypen: Ob Balanced Scorecard, automatisch generierte und versandte Reports oder Ad-hoc-Reports – WebFOCUS bedient alle Bedürfnisse. Unabhängig davon, ob es sich bei den Empfängern um Entwickler, Manager oder Vertriebsprofis handelt. Wer schnell handeln muss, sobald kritische Schwellenwerte erreicht sind, wird darüber informiert.

Das Ergebnis

Alle wichtigen Prozesse mit einem Klick im Blick
Die Anwender sind zufrieden: „Für uns wird es immer wichtiger, Geschäftsentwicklungen zeitnah zu beurteilen. WebFOCUS ist für uns ein wichtiger Bestandteil, um alle wichtigen Prozesse mit einem Klick im Blick zu haben. Und nicht zuletzt wächst es dank der skalierbaren Architektur mit unseren Anforderungen“, lobt Wolf.