Die Situation

Der Europarat ist die älteste politische Organisation auf europäischer Ebene. Er wurde 1949 gegründet. Heute gehören ihm 46 Länder an. Die Organisation wächst weiter und damit nehmen auch die Kontrollaufgaben zu, um sicherzustellen, dass alle Mitgliedstaaten ihre Zusagen einhalten und ihren Verpflichtungen nachkommen, die sie mit ihrem Beitritt eingegangen sind. Seit November 1990 hat der Europarat mit dem Beitritt von 21 Ländern aus Mittel- und Osteuropa eine wahrhaft paneuropäische Dimension angenommen und ist heute die Institution, die das erweiterte Europa vertritt. Der Europarat verwaltet ein Gesamtbudget von über 260 Millionen Euro jährlich (Zahlen basieren auf 2006).

Die Zielsetzung

Angesichts seiner sich ständig verändernden und wachsenden Rolle in Europa beschloss der Rat, seine IT-Infrastruktur zu rationalisieren und zu optimieren. Dazu wurde auch untersucht, in welcher Weise die Infrastruktur verwaltet und von den Mitarbeitern genutzt wurde. Zudem stand ein umfassendes Upgrade des Finanzinformationssystems an. Zu diesem Zeitpunkt wurde eine Ausschreibung – in Form einer Leistungsanfrage (Request for Information - RFI) – an Business Intelligence Anbieter lanciert. Man suchte nach einer End-to-End-Lösung, die für alle Ebenen der Organisation einfach zu bedienen war. Eine weitere Anforderung war die Einhaltung eines engen Zeitrahmens für die Implementierung. Dieser war durch das zu diesem Zeitpunkt anstehende Upgrade des Finanzinformationssystems vorgegeben.

Die Lösung

Die Ausschreibung erfolgte im März 2005, WebFOCUS – die Lösung von Information Builders – wurde im Juli 2005 angeschafft. Im Oktober 2005 – und damit planmäßig – erfolgte die Einführung. „Bei der Evaluierung des Produktangebotes sind wir nach ganz bestimmten Kriterien vorgegangen“, erklärt Nigel Lassman, Projektmanager beim Europarat. „Die wichtigsten Punkte waren eine einfache Benutzeroberfläche für mehr als 200 Mitarbeiter auf allen Ebenen der Organisation, präzise Drill-Down-Funktionalität, ein breites Spektrum an verschiedenen Reportformaten sowie hohe Performance”.

Das Projekt wurde komplett intern im Europarat gesteuert, was für die Anpassungsfähigkeit und einfache Implementierung der Lösung spricht. Im Rahmen des Projektes arbeitete Information Builders Hand in Hand mit dem Europarat und übernahm Schulung und Support für die in die Entwicklung und Nutzung von WebFOCUS involvierten Mitarbeiter. Heute haben mehr als 200 Mitarbeiter Zugriff auf die Lösung. Auf allen Hierarchieebenen gehört sie zu ihrem täglichen Werkzeug, wenn es darum geht, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Das Ergebnis

„Die Entscheidung für die Investition in eine Business Intelligence Lösung war ausschließlich geschäftsgetrieben” erläutert Nigel Lassman. „Die Menge an Informationen, die wir generierten und verwalten mussten, war so enorm, dass wir sie nicht schnell genug verarbeiten konnten, um damit Entscheidungsprozesse effektiv zu unterstützen. Was den Return-on-Investment (ROI) betrifft, zielte unser Ansatz in diesem Fall weniger auf unmittelbare finanzielle Vorteile. Profitieren wollten wir zunächst eher hinsichtlich Support und Effizienz, obwohl wir mit WebFOCUS auch eine nicht unerhebliche Zahl von Arbeitstagen jährlich einsparen“.

Ein weiterer Vorteil von WebFOCUS besteht darin, dass die Produktions- und Entwicklungssysteme nun auf derselben Hardware laufen, was die Kosten auf ein Minimum reduziert und die Investitionen optimiert. Auf die Frage, welche greifbaren Ergebnisse die neue Lösung gebracht hat, antwortet Nigel Lassman: „Vor der Einführung von WebFOCUS dauerte der Prozess, um bestimmte Berichte für den Generalsekretär zu erstellen (monatliche Budgetsituation), durchschnittlich mehr als einen halben Tag pro Monat. Heute sind wir in der Lage, dies in etwas mehr als zehn Minuten zu erledigen”. Über das integrierte Business-Intelligence-Werkzeug generiert der Europarat heute mehr Informationen als je zuvor. Das verdeutlicht die steigenden Anforderungen und die wachsende Rolle des Europarats in Europa.

Der Rat will seine Business-Intelligence-Umgebung kontinuierlich weiterentwickeln und das System auf Geschäftsebene weiter vorantreiben, um größtmöglichen Nutzen aus der Investition zu generieren.